我所理解的東西，永遠不是它真正的涵義

今天看到一篇文章，我所理解的東西，永遠不是它真正的涵義，讓我想起我們曾討論過的 - 認知的力量比事實還要大。尤其是文中引述一位飛機失事之機長的自白，從頭到尾他都不覺得自己飛錯跑道了，儘管資料已經呈現在他的面前，但是因為他的經驗使他判讀錯誤。

所謂的世界，就是我們認知的全部，因此，換個角度，世界也就改變了。

與大家分享！

08Q2 Effective Communication Time Table

Note:

• CE：課本 《有效溝通 (Communicating Effectively)》。CE8 意指《有效溝通》之第 8 章。其餘以此類推。
• CC：課本 《關鍵對話 (Crucial Conversations)》。CC3 意指《關鍵對話》之第 3 章。其餘以此類推。

External Communication Rules of Thumb for Engineering

From Robert Liu's Blog:

I. In general, legal and finance information should be treated as confidential.

II. Be very careful forwarding internal email to external parties – examine the email trail first and determine if all content is appropriate to share. Once sent externally, emails are impossible to retrieve.

II. When sending email to an alias or distribution list, check the distribution list members you are sending to and know who are in the distribution list before sending email.

III. Whenever possible when responding to emails that requires a definitive answer or a decision response, sync up internally before responding. Imagine if someone outside receives conflicting responses to the same question, it takes longer to clarify and correct.

IV. Remember you are the face of the company for external partners. Lack of consideration in politeness, thoroughness of response, correctness all plays a part in how outsiders perceive the company and the group you work in. Positive impression is an understated value – if you are perceived negatively, you usually don’t know until your manager knows and the whole chain of command at the partner knows.

V. Be more polite than you need to be, especially in email communication where subtle conversation context is limited. Believe it or not, I’ve seen cross company flame wars – not pretty and counter-productive.

VI. Treat all partner confidential information as company confidential. Just a reminder on respecting someone else’s intellectual property.

VII. Be very careful exposing and discussing internal issues with partners – partners should not be expected to solve internal problems. Usually, partners can care less about internal issues; they just need to get the job done. Nice partners may offer to help, but then again, we don’t want to air our dirty laundry – so to speak.

VIII. Cc relevant team members in external communications. Savvy partners sometimes target individuals to search for information they can use.

IX. Don’t delete the email trail both to and from external partners. You never know when you may need the reference. I reference emails from 3 years back still. Long live legacy data.

Feature. Advantage. Benefit.

當我們在 DEMO 介紹產品時，可以從 FAB（Feature、Advantage、Benefit）三個方面來讓顧客瞭解我們的產品有什麼特色、優點和提供的價值。

F 是 Feature，表示一種我們產品與其他人不同的特色；A 是 Advantage，就是我們產品與其他人相比時，會有怎麼樣的優勢；特色與優勢，還是從自己產品的角度來講，但對於顧客來說，最重要的還是 B，也就是 Benefit，對於顧客的好處到底是什麼。

因此，DEMO 困難的地方，許多人都以為是無法在短短地六分鐘裡展現出產品的 Feature 。其實，真正困難的，是讓觀眾了解到，使用這個產品到底會有什麼好處呀！

Google 簡報上線了

Google 簡報上線了！我們可以把簡報檔放到線上了！可以線上共同編輯，還可以分享，更可以播放！



大家可以把自己的投影片分享，並把連結放上來。不過，我分享了一份簡報【態度 - 台大教授方煒】，發現有些排版會亂掉，有點可惜！期待 Google 持續改進！

溝通祕技／8秒內抓住聽眾的注意力

本文選自 Manager Today 《經理人月刊》　 劉揚銘

善於表達的人在簡報或演說中，總是一開始就抓住聽眾的注意力，這就是簡報的「8秒規則」：聽眾會在簡報開始的8秒內，決定你的話值不值得聽。 開場的客套話，其實等於廢話。與其說出像這樣平凡無奇的簡報開場：「很高興今天有機會來到這裡，我嘗試在不景氣的影響下，以及目前屢創新低的利率環境中，評估近來促成建材業反彈發展的原因。」不如利用以下6種開場方式，讓你在8秒內就能擄獲聽眾的心： 1.反問聽眾 例句：「你們覺得今年美國經濟最大的奇蹟是什麼？不是製造業或金融服務業，甚至不是出兵伊拉克而暴增的國防預算，而是在利率連續5年創下歷史新低的不景氣中，始終保持不墜的房屋市場。」 2.引述一段名言 例句：「聯準會主席葛林斯班上星期說，過去3年來，走勢堅強出乎意料的房屋市場，幾乎是隻手保住了美國經濟的命脈。」 3.預測未來 例句：「假如目前正熱的房屋市場在未來1年半中，以現在的速度繼續成長，它就會成為歷來維持最久的一波漲幅。」 4.回顧過去 例句：「幾年前，就在911事件後，佛羅里達西棕櫚灘的新建屋只有117件，全面裝潢是85件，建材市場等於是垮了。相較之下，今年當地新建屋有2167件，全面裝潢有1168件，供應商要全面衝刺才能跟得上需求，這個故事在全美各城鎮不斷上演，而且次數多到數不清。」 5.用結尾開頭 例句：「目前房屋市場正熱。和過去50年來任何一個時期相比，現在有更多人正在建造、整修更多房屋。不難想見的是，建材業碰到了歷來最好的一年，而我們現在正站在這波浪潮的最前端。」 6.說一則趣聞 例句：「加州帕羅奧圖市的官員上星期宣布，新建屋和翻修屋的數目將連續3年創下新高。而且在全美2600個新建屋市場最火紅的城市裡，帕羅奧圖只是其中之一。」 一個強力的開頭勝過十幾句客套話，運用以上6個小技巧，花點心思找個故事為你的簡報開頭，就能抓住聽眾的注意力。 （取材自《行動領導》，麥格羅‧希爾出版。整理‧撰文／劉揚銘）

蔡志浩: 有效溝通的原則

原文出自 Taiwan 2.0 » 有效溝通的原則 http://taiwan.chtsai.org/2007/09/16/youxiao_goutong_de_yuanze/

感想:
我很欣賞蔡志浩老師的文章, 不論是簡報的方法與技巧, 還是對於這片土地的關注, 都深得我心. 這篇文章提到有效溝通的「四不一要」原則, 雖然是寫給醫學院學生看, 但是也絕對適用於我們. 因為, 我們公司不也和醫院一樣, 是個重視團隊的環境, 同樣需要大量的溝通嗎?

如何寫出一篇好報告？(天下雜誌數位閱讀網)

本文選自 天下雜誌數位閱讀網 之投影片: 如何寫出一篇好報告？


常煩惱自己寫不出好的報告或企畫書？其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，也不知該如何回應你的訊息。
以下列出12項原則，可以幫助你有效改善寫作技巧。

1. 知道你的目標是什麼？

在你開始寫作以前，先想想你的目標是什麼？你要寫的是篇只有一頁篇幅的摘要，或是長達五頁的報告？試著回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情、或者要他們做什麼？

2. 列清單

寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法，可以幫助你釐清目標。

3. 整理你的想法

我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法：

• 依據重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然後接著在寫下次重要的資訊。
• 依先後順序排列：描述一開始發生了什麼，接著又發生了什麼…
• 解決問題的模式：先解釋問題所在，在提出解決方法。
• 問答方式：先陳述問題，再提出你的答案

4. 佐證你的論點

你可以表達自己的意見，但必須提出一些佐證來支持你的論點，例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。

5. 區隔重要論點

每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。

6. 善用標示記號或數字

如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。

7. 盡量使用簡短的句子

一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會的統計，讀者看懂15字以內的句子的機率是90％，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。

8. 用字精確

像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意模糊、不精確的字。讀者對這些字的解讀可能和你想要表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。

如有必要，也請對某些用字下明確的定義。

9. 適當使用逗號（或頓號）

將三個以上的事項用逗（頓）號區隔開來。例如：「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最後，善用逗（頓）號來分隔形容詞，如：「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」

10. 避免贅字、贅詞

沒有必要用許多意思來同的字來形容同一件事。

例如「我個人認為」只要寫成「我認為」，「我決定將這台機器漆成灰的顏色」只要寫成「我決定將這台機器漆成灰色」。

11. 要有結論

你真的喜歡看一齣沒有結局的電影，或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會，讀者會想知道「最後的比數」是什麼。而且，文章最後的結論可以將你所有的重點連結起來，加深讀者的印象。

12. 進行最後的編輯

將你寫好的內容重複念幾次，甚至大聲地將你寫的內容念給朋友聽，看看他們是否能充分瞭解你想要表達的意思，或者有哪些地方需要改進。

好的文章是需要反覆的修改、潤飾。多一份細心，就可以減少錯誤的發生，別讓小小的疏失搞砸了一切。

【聯強EMBA】溝通能力的基礎

本文選自全球華文行銷知識庫
http://www.cyberone.com.tw/ItemDetailPage/MainContent/05MediaContent.aspx?MMContentNoID=26917

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【聯強EMBA】溝通能力的基礎
聯強e城市　杜書伍	2006/4/11

把話說清楚只是溝通的基礎，要讓人「聽進去」，進而「認同」、「接受」，「人」的因素更為關鍵。若未能認知到「人」的不同，只一味想把「事」說清楚，結果不僅自己氣餒不已，對方也必然以「你根本不了解」或「根本不可行」來回應，完全達不到溝通的目的。

「不善溝通」，是很多人亟欲改善、提升的能力要項之一。然而，自認拙於溝通者在自我檢視的過程中，容易反射性的推論，問題出在自己口才不佳，缺乏自信，容易緊 張，個性內向，從而，便自我要求「要增加自信」、「練習多說話」、「走進人群」，甚至去上課演練溝通技巧；種種「解法」，雖多少有所裨益，卻是事倍功半， 甚至徒勞無功。有些主管碰到這類同仁時，竟也僅反射性的指導：「你要多溝通」，令人啼笑皆非。

回過頭來，每一個人都是別人溝 通的對象，相信大家也都有過這樣的經驗：有一類人看似長於溝通，但聽起來卻只覺得其邏輯跳躍，說話天馬行空切不入重點，甚至語無倫次而不自知。更有一類人 說起話來頭頭是道，卻讓人感覺從頭到尾在「自說自話」，甚至有強辭奪理的感覺。結果同樣是「有溝沒有通」。

事實上，深入拆解「溝通」這個能力要項，可以發現，不善溝通的根源有二。

其一，是對欲傳達的「事」，缺乏系統性、結構性的了解與掌握。因而，當欲傳達給別人時，說起來零零落落，邏輯不清，甚至自相矛盾。對方接收時非常吃力，自然溝通就不良。

其 二，把話說清楚只是溝通的基礎，要讓人「聽進去」，進而「認同」、「接受」，「人」的因素更為關鍵。大家都知道要與孩童對話，一定要考量其年齡與心智程 度，並用其可理解的用語表達，才能與之溝通；更何況不論是主管對部屬、部門對部門或者是跟客戶溝通，其立場經常互異，甚至是對立。若未能認知到「人」的不 同，只一味想把「事」說清楚，結果不僅自己氣餒不已，對方也必然以「你根本不了解」或「根本不可行」來回應，完全達不到溝通的目的。

因 此，提升溝通能力的第一個要訣，在於對於欲表達的「事」，自我檢視是否的確有系統性、結構性的了解與掌握；若否，則預先思索、結構之。深一層思考，若在工 作甚至生活中，即已養成良好的「系統習慣」與「結構習慣」，那麼即便口才並不突出，卻也能因論述有條有理邏輯分明，而讓對方輕鬆理解。

掌 握好「事」的要訣後，則應思考「人」的因素。如何從對方的背景、環境、思惟模式與所處立場，模擬對方對這件事可能的態度與反應，以及自己該如何述說對方才 聽的入耳，進而逐步、順勢導引到能認同你的想法。事實上，多數事物的推動與執行，必然都牽涉到與不同人的溝通與協調，若能建立「多了解別人、站在對方角度 想」的習慣，事事想到「人」的因素，無形中建立「了解人的習慣」，行事不也就能自然而然施展出此一要訣。

由此可知，提升溝通力的根源並非在於口才或演說技巧，而在於能力根源的「系統習慣」與「結構習慣」（事的了解），以及「對人深入了解的習慣」（人的了解）。同仁應更加注重在平日不斷的練習，養成「系統習慣」、「結構習慣」，以及「對人的了解」，就能夠改善溝通的能力。

(本文取材自「聯強EMBA」，為聯強國際集團內部管理課程主題)

作者杜書伍為聯強國際總裁兼執行長

Effective Communication - Opening - 07Q3

This is the presentation file I used for the opening of AS1003 Effective Communication, 07Q3.

溝通的力量 (網路流傳)

本文選自網路流傳之垃圾郵件:

很久很久以前，在一個農村，住著一對老夫妻，他有三個兒子，但是大兒子二兒子都因為打仗而戰死了，只剩下小兒子，三個人相依為命。

突然有一天，一個人找到老頭，對他說：“尊敬的老人家，我想把你的小兒子帶到城裏去工作，可以嗎？”

老頭氣憤地說：“不行，絕對不行，你滾出去吧！”

這個人說：“如果我在城裏給你的兒子找個老婆，可以嗎？”

老頭搖搖頭：“不行，你走吧！”

這個人又說：“如果我給你兒子找的老婆，也就是你未來的兒媳婦，是這個國家的公主，也就是國王的女兒呢？”

這時，老頭動心了。

過了幾天，這個人找到國王，對他說：“尊敬的國王，我想給你的女兒找個老公，可以嗎？”

國王說：“快滾出去吧！”

這個人又說：“如果我給你女兒找的國王，也就是你未來的女婿，是大銀行的副總裁，可以嗎？”

國王同意了。

又過了幾天，這個人找到了大銀行總裁，對他說：“尊敬的總裁先生，你應該馬上任命一個副總裁！”

總裁先生說：“不可能，這裏這麼多副總裁，我為什麼還要任命一個副總裁呢，而且必須馬上？”

這個人說：“如果你任命的這個副總裁是駙馬爺，可以嗎？”

總裁先生當然同意了。

雖然這個故事，百分之百是假的，但它在某種程度上，告訴了我們溝通的力量。如果那個人不去溝通，他絕對不可能成功地把小兒子帶到城裡去，雖然溝通不一定會成功，但是不溝通，一定不會成功。

2007 Q3 Attendee List and Signup

As of 2007/9/7.

Name	7/20 (cancel)	7/27	8/10	8/17	8/24 (cancel)	8/31 (cancel)	9/7	9/14 (cancel)	9/21	9/28	10/5
Connie Hung	╳	○	○	○
James Huang	○	○	○	○
Joyce Chang	○	○	○	○
Michael Cheng	╳	○	○	○
Richard Chang	╳	╳	○	○
Wisdom Chen	╳	○	○	○

2007 Q3 Homework

至少要在本部落格上發表8篇文章！包括︰

1. 必備︰針對自己在期中報告、PK賽、期末報告時的表現之評語與分數。
2. 選配︰讀完課本某章、某節、某段落的心得
3. 選配︰看到一篇和溝通有相關的文章，全轉貼於此，並附上你的簡介。

另外，請配合以下發文規定︰

1. 請務必下標籤！
2. 其中一個標籤，務必是你的姓名
3. 文章字數不限
4. 簡中、繁中、英文皆可。其餘不接受！
   

2007 Q3 的課程時間表

以下是2007 Q3 的課程時間表 (as of 2007/9/7)。我們的聚會時間為每週五的10:00~12:00。

1. 7/27 - Opening
• Why we need to learn "Effective Communication"
• How will we study together
• Time Table
• Pass Criteria
• Homework
• Textbooks
2. 8/10 - 全方面的溝通技巧
• 7 種智能
• MECE
• So What? Why So?
3. 8/17 - 期中報告
• 主題︰MECE
• 詳細題目將於 7/27 課中公布
• So What? Why So?
  
4. 8/24 9/7
   
• 如何下指示
• 反生產力的溝通行為
  
5. 8/31 - 反生產力的溝通行為
6. 9/7 9/21 - PK: 找誰來演講
7. 9/14 9/28 - PK: 怎麼改進[會議]?
8. 9/21 10/5 - 期末報告
• 主題: DEMO

PS1, 由於我於8/3要參加Rice主辦的 Requirements Management Workshop，因此8/3停課一次。
PS2, 由於我於8月或9月會出差，上課時間可能會被影響。
PS3, 太貴了不想買...

「有效溝通」部落格之定位

這裡是 AS1003 Effective Communication 的部落格。希望可做為展示大家學習「有效溝通」、「邏輯思考」的成果。未來會變成什麼樣呢？我不預設立場，就走著瞧唄！