簡報技巧

雖然已經post了很多投影片的技巧，但我還覺得這是我最需要加強的地方。 發現了一篇還滿詳細的技巧分享，希望對大家有點幫助。 （請點標題連結）

報告心得

我覺得我的presentation表現的並沒有很理，以下是，我覺得可以改進的地方。大家如果有其他的建議也請告訴我。

1. 可能因為緊張的關係，我的咬字不夠清楚。這個需要自己多做練習改善。

2. 我發先在接到問題時，我會特別緊張，甚至會有點語無倫次。

3. 演講的速度過快，感覺讓聽眾思考的時間稍嫌不足。

4. Slide跟slide的連接不夠流暢，我往往不知道要怎麼樣近入到下一個主提。

因為我沒有太多的報告經驗，可能需要更多的練習來改進這些缺點。

名人語錄-溝通篇 Communication

Some people will believe anything if it's whispered to them.
某些人只要聽到耳語都信。（無名氏）


手機拿進臥室，應該構成離婚要件。（新聞工作者狄戴斯勛爵）


如說服不了人，就把他們弄糊塗。（前美國總統哈利杜魯門）


一言即出，有如疾飛之箭，無法收回。（政治人物梅森勛爵）


演講有如戀情：傻子都會開頭，但是收場需要思考周到的技巧。（前公務人員曼克勞福勛爵）


口出撫慰人心之語。（劇作家威廉莎士比亞）


選擇不妥當的字眼，將很有效地阻止別人理解。（哲學家法蘭西斯培根）


以別人看待自已的方式來描述他們，這就是機智。（美國政治家亞伯拉罕林肯）


話說得柔和，可以使別人更加印象深刻一些。假如你站在那吼叫，別人可聽不到你的見解。（礦工領袖葛姆雷勛爵）


尖酸話語不會交到朋友。一匙蜜比一桶醋更能吸引蒼蠅。（美國政治家班哲明佛蘭克林）


先提出事實，然後你可以照自已意思去盡量曲解。（作家馬克吐溫）


對女人談話要彷彿你愛她，對男人談話要彷彿他讓你厭煩；經過一季，你就會獲得社交技巧絕佳的美譽。（作家奧斯卡王爾德）


說話要語帶芬芳。（美國花卉會廣告口號）


千萬別放鬆；假設你放鬆，觀眾就放鬆了。（演員詹姆斯凱尼）


溝通得好，就沒有出人意料的事物。（燃油公司Mesa創辦人T.彭皮肯斯)


人性基本法則是：有權勢者說話慢，而侍從者說話快 -因為倘若他們說得不夠快，沒有人會聽他們的。(演員米高肯恩)

發揮溝通功能

今日，我們努力做更多的溝通，也就是說，更努力跟別人談話，而且溝通媒體的增加，已經到了從一次大戰時開始研究組織溝通問題者無法想像的境界。對企業、軍隊、公共行政、醫院、大學和研究單位等所有組織的成員和相關研究者來說，「管理中的溝通」已經成為一項主要課題。許多傑出的心理學家、人際關係專家、經理人及管理學者，努力奉獻心力於改善大機構的溝通，這在在其他領域可是少見的。

可是事實證明，溝通就像獨角獸一樣難以捉摸。噪音之聲愈來愈吵，以致於沒有人能真正再聽到有關溝通的含糊之詞。但無疑地，溝通是愈來愈少。

透過錯誤的經驗，我們學到了溝通的四項原則：
1.溝通就是感知。
2.溝通就是預期。
3.溝通就是提出要求。
4.溝通和資訊不一樣，其實，兩者是對立的，但卻也相關聯。

感知、預期和要求

禪宗、伊斯蘭的蘇菲（Sufis）及猶太教教士等許多宗教的神秘主義者，提出一個古老謎語：「如果森林裡的樹倒下，但是沒有人在森林裡，那麼還有聲響存在嗎？」現在我們知道，這個問題的正確答案是：「沒有。」雖然有聲波，但除非有人察覺到，否則就等於沒有聲音。聲音是由知覺所產生。聲音是溝通。

這樣講可能很老套，畢竟，以前的神秘主義者就知道這一點，因為他們總是回答說：「除非有人能聽到聲音，否則根本沒有聲音。」不過，在這老套的陳述背後的含意卻很重要。

首先，這意謂著在溝通的是接收者。一般所謂的溝通者，指的是發出溝通訊息者，但其實他並沒有在溝通，而只是發出聲音。除非有人聽他說，否則就沒有溝通可言。有的只是噪音而已。

柏拉圖的《費多》（Phaedo）是現存最早的修辭學論文，文中的蘇格拉底指出，我們必須從別人經驗的觀點跟他們說話。也就是說，我們跟木匠講話時，必須用木匠講話的方式。只有用接收者的語言或用詞去說，彼此才能溝通。而且，用詞必須以經驗為基礎。因此，試圖跟別人解釋你的用詞，往往徒勞無功。如果這些用詞無關乎接收者本身的經驗，就是超越了他們的感知能力，因此根本無法接收。不管利用什麼媒介，溝通時必須提出的第一項問題一定是：「這項溝通是否在接收者的感知範圍內？接收者能接收到訊息嗎？」

我們很少了解到知覺還有其他層面存在，對我們來說顯而易見、也經過情緒經驗所清楚確認的事，竟然還存有完全不同的「反面」和「側面」，因而導致完全不同的感受。瞎子摸象的故事說到：每個人摸到大象的不同部位，有的摸到腿、有的摸到鼻子、有的摸到皮膚，因此做出推論就截然不同，而且都堅持己見。這就是人類處境的隱喻：除非能親自體驗，了解別人的經驗，否則根本無法溝通。換句話說，除非我們先知道，接收者（真正的溝通者）能看到的是什麼、原因何在，否則根本不可能溝通。

通常，我們只會感受自己所預期感受的事。我們大多只看到自己所預期看到的事，只聽到自己所預期聽到的話。出乎我們預期的事或許令人討厭，但這不是重點所在。真正重要的是，通常對預期之外的事，接收者根本接收不到。就算他看到或聽到，也會完全忽略掉，不然就是產生誤解，誤以為他所看到或聽到的符合自己的預期。

人類慣於把外在的印象和刺激，套用上個人的預期架構。他們會激烈地抗拒任何「改變個人想法」的嘗試，也就是說，對自己不曾預期會感知到的事，會極力抗拒去感知。我們當然可以提醒自己，要注意所感知的事是否跟個人預期恰好相反。但是首先我們得知道，自己預期感知的是什麼。然後，還要有明確的示警信號，昭示「這和預期的不同」。

因此，在我們能溝通之前，必須知道接收者預期看到和聽到什麼。唯有這樣，我們才能知道是否可利用接收者的原先的預期來做溝通，或者需要提出示警讓接收者醒悟，迫使他們了解預期之外的事情正在發生。

報紙編輯都知道，報紙「補白」的讀者之多和為人所記憶的程度，都十分驚人。這些些三到五行、無關緊要的零碎資訊，只是用來填補版面空白處。為什麼會有人想知道，甚至記得，某個早為人遺忘的公爵宮廷裡，從什麼時候開始流行穿著兩腳不同顏色的長統襪？又或者人們從何時、何地開始使用發粉？但無疑地，真有人會看這些無關緊要的小花絮，而且還記得很清楚。除了聳動的頭條災難消息外，這些補白給人的印象居然要比報上其他新聞都深刻得多。原因在於補白無所求。正是它的不相干，反而會被人記住。

換句話說，溝通總是會提出要求，總是要求接收者變成怎樣、做哪些事、相信什麼。溝通總是訴諸於人的動機。如果溝通能與接收者的期望、價值觀和目的相符，溝通效果就很好；反之，則可能完全不被接受或遭到抗拒。當然，最有力的溝通可使人「改頭換面」，在個性、價值觀、信念、期望上產生改變。不過，這種事很少發生，而且也違背人類根深柢固的心理力量。根據《聖經》記載，就連上帝要讓掃羅成為使徒保羅，也必須先令他失明。以改頭換面為目標的溝通，需要徹底的降服。

先接納別人才能溝通

■ 聖嚴法師

一般人所認為的溝通協調，就是讓別人接受自己，卻往往忘了體察別人真正的需求。例如，我有一個弟子，他在與人溝通協調時，常對別人說：「我是為你設想，所 以你一定要接受我的建議，你非這麼做不可。」然後才問對方：「你會不會覺得很難接受？」如果對方表示很困難，他便回答：「這不困難，只要你接受我的想法， 困難自然就會解決。」

像這樣的溝通，是單向、填鴨式的，並不是真正的溝通。真正的溝通一定要先問對方有什麼困難？有什麼需求？然後再看自己能幫上什麼忙，不要一廂情願的要對方接受自己的做法。

我在日本留學期間，不論到任何商店，日本的店員一定會先問一句話：「請問我能幫你什麼忙？」人與人之間的溝通也應該如此。幫助別人時，不要預先設想好自己 的計畫，然後不管別人是否需要，硬是把自己的方法套在對方身上。例如，中國人宴客時，都不會先問客人的口味如何，菜一上桌就不停地把菜挾給客人，使得客人 吃也不行，不吃也不行，非常尷尬。但是在西方則不然，有一次我熱心地挾菜給一位西方客人，他不甚愉悅地直接對我說：「你知道我喜歡吃這個嗎？」從此以後， 幫別人挾菜前，我都會先問對方：「菜合不合口味？」、「還想吃些什麼嗎？」

因此，溝通協調的原則應該是：先讓別人提出他真正的想法與需要，然後再讓他瞭解我們所能提供的幫助，這樣的溝通協調才算成功。溝通是一種雙向的交流，如果只是單向的溝通，那其實並不是真正的溝通。

佛法中也有所謂的「四攝法」，指的是用四種方法來引導眾生進入佛法的世界，分別為：「同事」、「布施」、「利行」與「愛語」，這四種方法都非常重要，因為我們想要度化眾生，就不能強制眾生接受佛法，要讓他們能夠真心的接受。所以，想要度化眾生，首先就要接納眾生。
身為一個佛教徒，或是正在學習菩薩道的人，是不能離開群眾的，因為行菩薩道要能做到「眾生無邊誓願度」。既然要度化眾生，就不能夠離開人群而自求安樂、獨 善其身，必須把自己奉獻給眾生，並且放寬胸襟接納眾生的種種問題，幫助他們解決問題，然後才能讓他們放寬胸襟，接受佛法。
　
有些人在度化別人時，往往會姿態站得高高地說：「佛法太好了，你必須相信、必須接受。」可是這種說法是在展現權威，而不是感化別人。要用佛法來感化人、感 動人，而不是教訓人。菩薩都是以低身段、低姿態融入眾生之中，不僅和每一位眾生地位平等，甚至還要讓眾生覺得自己的地位比較高，有種被尊重的感覺，才能讓 眾生對佛法產生好感，否則很難接受佛法。

身體語言密碼（第5章）

上一堂課的時候我們有討論到各過的身體與言跟文化差異， 希望這篇文章可以對大家有些幫助。

有興趣的人可以從第一章看起。
http://big5.xinhuanet.com/gate/big5/news.xinhuanet.com/book/2008-01/29/content_7514813.htm
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問候方式的差異

握手方式的差異有時候會導致握手雙方尷尬場面的發生，有時候又會制造出一些有趣的 場景。英國人、澳大利亞人、新西蘭人、德國人以及美國人的握手通常都發生在兩人見面之初以及分手道別之時。大多數歐洲人則不然，他們會在同一天與同一個人 握手數次，而法國人握手的頻率則更高。

有記錄顯示，在一天當中，法國人握手的時間累加起來竟然達到了30分鐘之多。 與西方人不同的是，印度人、亞洲人以及阿拉伯人會在握手結束之後依然握住對方的手不放，保持握手的姿勢。在握手的過程中，德國人和法國人會抓住對方的手， 有力地搖動一至兩次，然後很快便會松開；而英國人握手時搖動的次數略多于前者，大約為三至五次；美國人就更多了，平均為五至七次。在各種國際會議中，由于 各國人握手時搖動的次數都有所不同，所以我們常常會見到因為對方奇怪的握手方式而備感驚訝的各國代表。坦白說，那場景還真是挺熱鬧。就拿德國人和美國人來 說吧，德國人僅擺動一次的簡短握手會讓美國人產生一種生疏的感覺。殊不知，在德國人眼中，握手時來回擺動不停的美國人根本不像是在握手，反倒像是在為充氣 床墊打氣。

接下來，我們把話題轉向親吻臉頰的見面禮節。來自斯堪的納維亞半島的人們通常 習慣只親吻一次即可，法國人則更喜歡在兩邊臉頰各親一次，而荷蘭人、比利時人以及阿拉伯人見面時親吻的次數則達到了三次。于是，"變幻莫測"的親吻次數讓 澳大利亞人、新西蘭人以及美國人感到困惑不已。很多時候，他們常常因為弄不清楚到底該親吻多少次，而幹脆讓自己的鼻子與對方的臉來一次小小的親密接觸。相 比之下，英國人就顯得果斷得多，他們要麼後退一步，以明確的行動拒絕對方的親吻禮，要麼就用歐洲人見面時常用的兩次親吻禮把你親得目瞪口呆。

在他的《險峰歲月》（A View from the Summit）一書中，埃德蒙·希拉裏爵士描述了在他登上世界第一高峰珠穆朗瑪峰之後，他給了向導（一位名叫滕金·諾蓋的夏爾巴人）一個英國人常用的祝賀 式的握手，但是諾蓋卻跳著撲向了他，並在緊緊擁抱過他之後又重重地親吻了他，這才是生活在中國西藏地區的人們表示祝賀的方式。

Presentation Tips for Public Speaking

When you are presenting in front of an audience, you are performing as an actor is on stage. How you are being perceived is very important. Dress appropriately for the occasion. Be solemn if your topic is serious. Present the desired image to your audience. Look pleasant, enthusiastic, confident, proud, but not arrogant. Remain calm. Appear relaxed, even if you feel nervous. Speak slowly, enunciate clearly, and show appropriate emotion and feeling relating to your topic. Establish rapport with your audience. Speak to the person farthest away from you to ensure your voice is loud enough to project to the back of the room. Vary the tone of your voice and dramatize if necessary. If a microphone is available, adjust and adapt your voice accordingly.

Body language is important. Standing, walking or moving about with appropriate hand gesture or facial expression is preferred to sitting down or standing still with head down and reading from a prepared speech. Use audio-visual aids or props for enhancement if appropriate and necessary. Master the use of presentation software such as PowerPoint well before your presentation. Do not over-dazzle your audience with excessive use of animation, sound clips, or gaudy colors which are inappropriate for your topic. Do not torture your audience by putting a lengthy document in tiny print on an overhead and reading it out to them.

Speak with conviction as if you really believe in what you are saying. Persuade your audience effectively. The material you present orally should have the same ingredients as that which are required for a written research paper, i.e. a logical progression from INTRODUCTION (Thesis statement) to BODY (strong supporting arguments, accurate and up-to-date information) to CONCLUSION (re-state thesis, summary, and logical conclusion).

Do not read from notes for any extended length of time although it is quite acceptable to glance at your notes infrequently. Speak loudly and clearly. Sound confident. Do not mumble. If you made an error, correct it, and continue. No need to make excuses or apologize profusely.

Maintain sincere eye contact with your audience. Use the 3-second method, e.g. look straight into the eyes of a person in the audience for 3 seconds at a time. Have direct eye contact with a number of people in the audience, and every now and then glance at the whole audience while speaking. Use your eye contact to make everyone in your audience feel involved.

Speak to your audience, listen to their questions, respond to their reactions, adjust and adapt. If what you have prepared is obviously not getting across to your audience, change your strategy mid-stream if you are well prepared to do so. Remember that communication is the key to a successful presentation. If you are short of time, know what can be safely left out. If you have extra time, know what could be effectively added. Always be prepared for the unexpected.

Pause. Allow yourself and your audience a little time to reflect and think. Don't race through your presentation and leave your audience, as well as yourself, feeling out of breath.

Add humor whenever appropriate and possible. Keep audience interested throughout your entire presentation. Remember that an interesting speech makes time fly, but a boring speech is always too long to endure even if the presentation time is the same.

When using audio-visual aids to enhance your presentation, be sure all necessary equipment is set up and in good working order prior to the presentation. If possible, have an emergency backup system readily available. Check out the location ahead of time to ensure seating arrangements for audience, whiteboard, blackboard, lighting, location of projection screen, sound system, etc. are suitable for your presentation.

Have handouts ready and give them out at the appropriate time. Tell audience ahead of time that you will be giving out an outline of your presentation so that they will not waste time taking unnecessary notes during your presentation.

Know when to STOP talking. Use a timer or the microwave oven clock to time your presentation when preparing it at home. Just as you don't use unnecessary words in your written paper, you don't bore your audience with repetitious or unnecessary words in your oral presentation. To end your presentation, summarize your main points in the same way as you normally do in the CONCLUSION of a written paper. Remember, however, that there is a difference between spoken words appropriate for the ear and formally written words intended for reading. Terminate your presentation with an interesting remark or an appropriate punch line. Leave your listeners with a positive impression and a sense of completion. Do not belabor your closing remarks. Thank your audience and sit down.

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記上篇的Presentation Slides tips，這次我想分享一些有關演講的技巧。就我個人的經驗來說，我發現很多演講者對於"body language"和"pause"的使用都有點稍嫌不足。 一個有經驗的演講者懂得使用身體與言跟頓點來幫助集中聽眾的注意力。

歡迎大家提出自己的看法來做討論。

5 Professional PowerPoint Secrets

上一堂課我們討論到一些presentation 的技巧。 我再網上找到了一個有關slides製作的文章，希望對大家有些幫助。

5 Professional PowerPoint Secrets
http://ezinearticles.com/index.php?5-Professional-PowerPoint-Secrets&id=976876

1. Consistency - 強調每個slides要有一至性。 這可以讓你的簡報主題更明顯，看起來更專業。

2. Variety - 變化。 這個跟第一點乍看之下有點衝突，但其實不然。 變化指的是以不偏離主題的前提下在視覺上做改變。 一成不變的簡報很容易讓人失去注意力。

3. Use Both Images and Text 這裡提到 "Some people are more verbally (text) oriented, and some are more visually (image) oriented." 我想這對我們在課堂討論到圖跟文字哪個比較重要作了比較簡單的解答。你可能沒有辦法讓所有人百分之百的喜歡你的Slides，但是圖文並茂能讓這兩種人都 可以接受你的簡報。

4. Be bold – “make everything nice and large” 簡報作的再好，要是沒有辦法讓聽眾看清楚，又有何用呢?

5 . Space out – 就是盡量不要把所有的內容都擠在一個slide。 這麼做有兩個好處 – 可以把字/圖片放大，讓觀眾看的更清楚(point 4)；同時增加slides的張數，讓換頁更頻繁，也就增加了變化性(point2)。


如果大家有其他想法歡迎加入討論。