你會開會嗎?

你會開會嗎? 每天都有開不完的會，要如何開有效率的會呢？
天下雜誌11/01有些建議，僅供參考～

[討論] 如果整理你的E-mail?

上次Michael課堂上問到：E-mail每次都那麼多，大家都是如何整理的呀??

我的習慣是這樣：階層式分類，第一層只有Project、私事、和待處理，然後Project和私事再依事件不同建立不同資料夾，待處理下只有3個子項：馬上要的、急但不重要、重要但不急。

我不太喜歡用Outlook的自動分類，所有的信件我還是寧願多花5秒鐘來描一眼，還沒看過的就待在收件夾裡，每天早上到辦公室會把待處理的三個子項再全部描一眼，選出今天要解決掉的事。

目前一天收到的信約100~150封，處理起來覺得還好。這是我的方式，大家也來分享一下自己的方法吧!!

達成一個結論的「金字塔結構法」

昨天在網路上搜尋了一下有關MECE的資料，發現講得深入的並不多，甚至應該說「邏輯思考的技術」這本書裏所提到的觀念與方法應該算是很詳細的了。不過找著找著發現了一篇提到有關「金字塔結構法」的文章，其方法與MECE的概念相同，而且還拿來跟「心智圖」作比較。小弟覺得內容不錯，推薦給各位看看。

原文出處：矇矇的秘密基地

達成一個結論的「金字塔結構法」

大前研一「思考的技術」一書中，提出了一種方法，可以協助以紮實的邏輯構成法，來組合根本的提案。這個方法，稱之為「金字塔結構」，是導出問題解決對策必用的邏輯思考關鍵樞軸。

「金字塔結構」的根基，是源自於 MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)的概念，意思就是「彼此獨立，互無遺漏」。也就是對於一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問題的核心，並解決問題的方法。

「金字塔結構」是屬於 "Bottom-Up" 的方式，由下往上來找出問題的根源。最底層是繁雜問題的現象、表象與細節，應用 MECE 的方法，將其分類整理，其實這就是屬於 "抽象(Abstract)" 的技巧，然後再從相關分類的資料中找出證據來導出結論。再把這個結論當作尋找下一個證據的資料．．．這種層層累積的技巧，就是「金字塔結構」。

在「金字塔結構」中，結論只有一個，而其它資料都只是支撐這個結論的證據。

這種方法妙極了！ 與利用「心智圖」的表達，恰恰是相反。「心智圖」是先有根(主題)，再從主題延伸往外發散至細節(枝葉)；「金字塔結構」則是先從所發掘的表象(枝葉)，再逐漸抽象、收斂，以得出唯一的結論(根)。

當你被許多繁雜的問題表象給淹沒住時，冷靜地利用「金字塔結構」法，邏輯推理，來找出問題的根源，是非常有效的方法。當你利用「金字塔結構」導出結論後，我們可以利用「心智圖」來導出對該問題的解決方案(Solution)。

兩者可以達成非常好的互補。最近我會想一個實際的案例，應用「金字塔結構」與「心智圖」兩者的互補，來找出問題的根源與提出對該問題所下結論的解決方案。

底下我把大前研一針對「金字塔結構」是如何構成的方法列出如下：

1. 分析、檢討資料及事態，將導出的結論、主張列成一張表。
2. 把表上的結論、主張根據主題的類似性作分類。
3. 將同一類內的結論、主張，分別按順序區分。(這個時候，把有因果關係的主張或結論分別放好，原因放在下面，結果放在上面。
4. 檢討同一層中的共通結論、主張，將從中導出的結論、主張，放在上一段的位置。
5. 反覆重覆以上的作業，直到所有的主張都出現了金字塔。

如何寫出一篇好報告？(天下雜誌數位閱讀網)

本文選自 天下雜誌數位閱讀網 之投影片: 如何寫出一篇好報告？


常煩惱自己寫不出好的報告或企畫書？其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，也不知該如何回應你的訊息。
以下列出12項原則，可以幫助你有效改善寫作技巧。

1. 知道你的目標是什麼？

在你開始寫作以前，先想想你的目標是什麼？你要寫的是篇只有一頁篇幅的摘要，或是長達五頁的報告？試著回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情、或者要他們做什麼？

2. 列清單

寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法，可以幫助你釐清目標。

3. 整理你的想法

我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法：

• 依據重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然後接著在寫下次重要的資訊。
• 依先後順序排列：描述一開始發生了什麼，接著又發生了什麼…
• 解決問題的模式：先解釋問題所在，在提出解決方法。
• 問答方式：先陳述問題，再提出你的答案

4. 佐證你的論點

你可以表達自己的意見，但必須提出一些佐證來支持你的論點，例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。

5. 區隔重要論點

每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。

6. 善用標示記號或數字

如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。

7. 盡量使用簡短的句子

一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會的統計，讀者看懂15字以內的句子的機率是90％，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。

8. 用字精確

像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意模糊、不精確的字。讀者對這些字的解讀可能和你想要表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。

如有必要，也請對某些用字下明確的定義。

9. 適當使用逗號（或頓號）

將三個以上的事項用逗（頓）號區隔開來。例如：「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最後，善用逗（頓）號來分隔形容詞，如：「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」

10. 避免贅字、贅詞

沒有必要用許多意思來同的字來形容同一件事。

例如「我個人認為」只要寫成「我認為」，「我決定將這台機器漆成灰的顏色」只要寫成「我決定將這台機器漆成灰色」。

11. 要有結論

你真的喜歡看一齣沒有結局的電影，或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會，讀者會想知道「最後的比數」是什麼。而且，文章最後的結論可以將你所有的重點連結起來，加深讀者的印象。

12. 進行最後的編輯

將你寫好的內容重複念幾次，甚至大聲地將你寫的內容念給朋友聽，看看他們是否能充分瞭解你想要表達的意思，或者有哪些地方需要改進。

好的文章是需要反覆的修改、潤飾。多一份細心，就可以減少錯誤的發生，別讓小小的疏失搞砸了一切。

【聯強EMBA】溝通能力的基礎

本文選自全球華文行銷知識庫
http://www.cyberone.com.tw/ItemDetailPage/MainContent/05MediaContent.aspx?MMContentNoID=26917

---

【聯強EMBA】溝通能力的基礎
聯強e城市　杜書伍	2006/4/11

把話說清楚只是溝通的基礎，要讓人「聽進去」，進而「認同」、「接受」，「人」的因素更為關鍵。若未能認知到「人」的不同，只一味想把「事」說清楚，結果不僅自己氣餒不已，對方也必然以「你根本不了解」或「根本不可行」來回應，完全達不到溝通的目的。

「不善溝通」，是很多人亟欲改善、提升的能力要項之一。然而，自認拙於溝通者在自我檢視的過程中，容易反射性的推論，問題出在自己口才不佳，缺乏自信，容易緊 張，個性內向，從而，便自我要求「要增加自信」、「練習多說話」、「走進人群」，甚至去上課演練溝通技巧；種種「解法」，雖多少有所裨益，卻是事倍功半， 甚至徒勞無功。有些主管碰到這類同仁時，竟也僅反射性的指導：「你要多溝通」，令人啼笑皆非。

回過頭來，每一個人都是別人溝 通的對象，相信大家也都有過這樣的經驗：有一類人看似長於溝通，但聽起來卻只覺得其邏輯跳躍，說話天馬行空切不入重點，甚至語無倫次而不自知。更有一類人 說起話來頭頭是道，卻讓人感覺從頭到尾在「自說自話」，甚至有強辭奪理的感覺。結果同樣是「有溝沒有通」。

事實上，深入拆解「溝通」這個能力要項，可以發現，不善溝通的根源有二。

其一，是對欲傳達的「事」，缺乏系統性、結構性的了解與掌握。因而，當欲傳達給別人時，說起來零零落落，邏輯不清，甚至自相矛盾。對方接收時非常吃力，自然溝通就不良。

其 二，把話說清楚只是溝通的基礎，要讓人「聽進去」，進而「認同」、「接受」，「人」的因素更為關鍵。大家都知道要與孩童對話，一定要考量其年齡與心智程 度，並用其可理解的用語表達，才能與之溝通；更何況不論是主管對部屬、部門對部門或者是跟客戶溝通，其立場經常互異，甚至是對立。若未能認知到「人」的不 同，只一味想把「事」說清楚，結果不僅自己氣餒不已，對方也必然以「你根本不了解」或「根本不可行」來回應，完全達不到溝通的目的。

因 此，提升溝通能力的第一個要訣，在於對於欲表達的「事」，自我檢視是否的確有系統性、結構性的了解與掌握；若否，則預先思索、結構之。深一層思考，若在工 作甚至生活中，即已養成良好的「系統習慣」與「結構習慣」，那麼即便口才並不突出，卻也能因論述有條有理邏輯分明，而讓對方輕鬆理解。

掌 握好「事」的要訣後，則應思考「人」的因素。如何從對方的背景、環境、思惟模式與所處立場，模擬對方對這件事可能的態度與反應，以及自己該如何述說對方才 聽的入耳，進而逐步、順勢導引到能認同你的想法。事實上，多數事物的推動與執行，必然都牽涉到與不同人的溝通與協調，若能建立「多了解別人、站在對方角度 想」的習慣，事事想到「人」的因素，無形中建立「了解人的習慣」，行事不也就能自然而然施展出此一要訣。

由此可知，提升溝通力的根源並非在於口才或演說技巧，而在於能力根源的「系統習慣」與「結構習慣」（事的了解），以及「對人深入了解的習慣」（人的了解）。同仁應更加注重在平日不斷的練習，養成「系統習慣」、「結構習慣」，以及「對人的了解」，就能夠改善溝通的能力。

(本文取材自「聯強EMBA」，為聯強國際集團內部管理課程主題)

作者杜書伍為聯強國際總裁兼執行長