如何整理我的eMail?

我是如何整理我的eMail? 美化一點的說法, 是按照時間順序, 白一點的說法, 就是沒整理啦!
最早曾經嘗試過分類, 但是後來發現常常要找之前的某一封Mail時, 會在幾個分類中徘徊, 搞不清到底分類到那裡去了; 通常這時候, 會大概記得約略是在什麼時間處理或收到這封Mail的; 這時, 沒分類也就是只有一個分類的好處, 就是只要按照時間順序Sort一下, 就可以縮小搜尋範圍! 不過, 我覺得一定要定期清理一下Mail, 有些沒有保存價值的Mail, 就要刪除!
我以前看過一個名人(sorry, 時間久遠, 想不起來是誰, 記得是某一知名作家)的專訪, 談他怎麼整理他的書櫃; 他說他不論是新買的書或讀完要放回書櫃的書, 一律都是往後放置, 也就是按照時間順序排列; 這樣常看的書, 會在後面, 越前面的書, 也表示越久沒翻閱過, 每次要找書, 可以從後往前找; 我覺得這個idea不錯, 等於每次把書上架時, 就即時整理過書櫃, 不太需要另外花時間整理; 書櫃整理和eMail整理, 有點類似, 又有點不同, 小小引申一下!

Feature. Advantage. Benefit.

當我們在 DEMO 介紹產品時，可以從 FAB（Feature、Advantage、Benefit）三個方面來讓顧客瞭解我們的產品有什麼特色、優點和提供的價值。

F 是 Feature，表示一種我們產品與其他人不同的特色；A 是 Advantage，就是我們產品與其他人相比時，會有怎麼樣的優勢；特色與優勢，還是從自己產品的角度來講，但對於顧客來說，最重要的還是 B，也就是 Benefit，對於顧客的好處到底是什麼。

因此，DEMO 困難的地方，許多人都以為是無法在短短地六分鐘裡展現出產品的 Feature 。其實，真正困難的，是讓觀眾了解到，使用這個產品到底會有什麼好處呀！

本來不想再 Post 了, 不過看了這篇 Steve Jobs 對史丹佛的畢業生演講,
真是覺得太棒了, 故事果然是最好的溝通方式.
Story 1: Connecting the dots -> 沒有沒用的人生歷練.
Story 2: Love and loss -> 有失才有得.
Story 3: Death -> 在死亡前, 請好好活著.
官方網站:
http://news-service.stanford.edu/news/2005/june15/jobs-061505.html

塞車的積極面

看到這個故事, 真的讓我有佩服的感覺.
這是一篇很有卡內基精神的故事, 知行合一.
看問題的積極面, 在困難裡找機會.
順便幫卡內基的書打打廣告, 充一下業績吧.
http://john.carnegie.com.tw/index.php?op=Default&postCategoryId=5&blogId=2

未來的簡報方式

剛好看到這則新聞, Google 買下 Marratech 視訊會議軟體.
喲哪桑也發了一篇有關 Google 提供線上簡報的功能.
作了一個很簡單的聯想, 甚麼是未來的簡報方式呢?
1. 沒有軟體的限制 -> 只要有 Web
2. 沒有時間的限制 -> 只要 Service 在
3. 沒有溝通的限制 -> 只要有 Content
4. 沒有人數的限制 -> 只要有 Bandwidth
或許未來的簡報流程, 會越來越像有創意的廣告.
Online/Offline 的溝通方式應該會比面對面溝通難上許多, 不過或許會有專業的簡報演員誕生吧.

向 Google 學習開會

今天 PK 賽後, 大家對開會有很多不同的看法.
剛好看到這篇文章, 提到 Google 副總裁 Marissa Mayer 的作法.
原文: How to run a meeting like Google
http://yahoo.businessweek.com/smallbiz/content/sep2006/sb20060927_259688.htm
6 keys:
1. Set a firm agenda -> 幫助聚焦, 引導產出.
2. Assign a note-taker -> 凝聚共識, 避免誤解.
3. Carve out micro-meetings -> 適當安插小會議在大會議中.
4. Hold office hours -> 提供面談機會.
5. Discourage politics, use data. -> 精確回應.
6. Stick to the clock. -> 準時.
如果你一週也要開 70 個會的話, 效率應該是最重要的.

Google 簡報上線了

Google 簡報上線了！我們可以把簡報檔放到線上了！可以線上共同編輯，還可以分享，更可以播放！



大家可以把自己的投影片分享，並把連結放上來。不過，我分享了一份簡報【態度 - 台大教授方煒】，發現有些排版會亂掉，有點可惜！期待 Google 持續改進！

溝通祕技／8秒內抓住聽眾的注意力

本文選自 Manager Today 《經理人月刊》　 劉揚銘

善於表達的人在簡報或演說中，總是一開始就抓住聽眾的注意力，這就是簡報的「8秒規則」：聽眾會在簡報開始的8秒內，決定你的話值不值得聽。 開場的客套話，其實等於廢話。與其說出像這樣平凡無奇的簡報開場：「很高興今天有機會來到這裡，我嘗試在不景氣的影響下，以及目前屢創新低的利率環境中，評估近來促成建材業反彈發展的原因。」不如利用以下6種開場方式，讓你在8秒內就能擄獲聽眾的心： 1.反問聽眾 例句：「你們覺得今年美國經濟最大的奇蹟是什麼？不是製造業或金融服務業，甚至不是出兵伊拉克而暴增的國防預算，而是在利率連續5年創下歷史新低的不景氣中，始終保持不墜的房屋市場。」 2.引述一段名言 例句：「聯準會主席葛林斯班上星期說，過去3年來，走勢堅強出乎意料的房屋市場，幾乎是隻手保住了美國經濟的命脈。」 3.預測未來 例句：「假如目前正熱的房屋市場在未來1年半中，以現在的速度繼續成長，它就會成為歷來維持最久的一波漲幅。」 4.回顧過去 例句：「幾年前，就在911事件後，佛羅里達西棕櫚灘的新建屋只有117件，全面裝潢是85件，建材市場等於是垮了。相較之下，今年當地新建屋有2167件，全面裝潢有1168件，供應商要全面衝刺才能跟得上需求，這個故事在全美各城鎮不斷上演，而且次數多到數不清。」 5.用結尾開頭 例句：「目前房屋市場正熱。和過去50年來任何一個時期相比，現在有更多人正在建造、整修更多房屋。不難想見的是，建材業碰到了歷來最好的一年，而我們現在正站在這波浪潮的最前端。」 6.說一則趣聞 例句：「加州帕羅奧圖市的官員上星期宣布，新建屋和翻修屋的數目將連續3年創下新高。而且在全美2600個新建屋市場最火紅的城市裡，帕羅奧圖只是其中之一。」 一個強力的開頭勝過十幾句客套話，運用以上6個小技巧，花點心思找個故事為你的簡報開頭，就能抓住聽眾的注意力。 （取材自《行動領導》，麥格羅‧希爾出版。整理‧撰文／劉揚銘）

問題分析與決策

推薦另一本書, 問題分析與決策.
也有人叫做 KT式理性思考方法,
K 指的是 Kepner, T 指的是 Tregoe,
是由他們兩位共同發明的.
主要有四大模組.
1. 狀況評估
2. 問題分析
3. 決策分析
4. 潛在問題機會分析
為甚麼會提到這一本書呢?
今天 PK 賽的主題-請誰來演講, 剛好是一個決策分析的範例.

每一項決策選擇標準應該要就目標, 選擇方案以及潛在風險來思考.
從目標上, 可分為必要和想要.
選擇方案必須先滿足必要條件.
想要的部分則要依重要性加權, 產生互相比較的結果.
挑選較佳的選擇, 並分析潛在風險, 選定可承受之風險範圍.
利用機率和影響的積, 排除高風險的選擇.
這就是決策分析的精神.
透過有系統的分析, 所推導出的結論,
容易為他人接受, 能夠達到理性的溝通.

MECE 的原則, 可以運用於訂立選擇目標.
就我個人的經驗, 這通常是決策分析中最關鍵的點.
提供大家作參考.

金字塔原理與倒金字塔模型分析架構介紹

我有買 The Minto Pyramid Principle 的中譯本.
金字塔的思考方式跟MECE 所提的原則非常相似.
不過更能讓人有共鳴, 很推薦大家一起讀.
我在網路上有看到一篇文章, 把歸納和演繹法的運用解釋得很好,
同時也解釋了倒金字塔的問題分析, 相當有意思.

新書介紹：「金字塔原理: 思考、寫作、解決問題的邏輯方法」

上週五晚上閒來沒事
跑去家裏附近的誠品逛逛
發現在展示區內有特別展示一些有關邏輯思考的書

我們的用教材「邏輯思考的技術」有被陳列在其中
在它的旁邊有一本很類似的書叫「邏輯思考法」
巧的是以上兩本書同樣都是日本人寫的

再過去一本就厲害了
書名叫做「金字塔原理: 思考、寫作、解決問題的邏輯方法」
作者曾任職於麥肯錫顧問公司
該書號稱是麥肯錫思考法的正宗寶典 (迷之音：哇！猴塞雷啊！ ◎_◎)

那本書我有翻了一下
內容似乎很豐富
不過原文書應該有點年紀了
教科書味也很重
但我相信它仍是好書一本
畢竟它是麥肯錫三十年經典培訓教材嘛！
有興趣的人可以去書局看看囉！

最後附上這本書的簡介，以及AMAZON上對本書原文版的介紹與評論。

蔡志浩: 有效溝通的原則

原文出自 Taiwan 2.0 » 有效溝通的原則 http://taiwan.chtsai.org/2007/09/16/youxiao_goutong_de_yuanze/

感想:
我很欣賞蔡志浩老師的文章, 不論是簡報的方法與技巧, 還是對於這片土地的關注, 都深得我心. 這篇文章提到有效溝通的「四不一要」原則, 雖然是寫給醫學院學生看, 但是也絕對適用於我們. 因為, 我們公司不也和醫院一樣, 是個重視團隊的環境, 同樣需要大量的溝通嗎?

6 Ways To Organize Your Mail Application

Glenn Wolsey 這位老兄似乎是位 Apple 迷。在他的 blog 裏除了一大堆蘋果消息外，也有提到他如何管理他的 email，以及得到許多的迴響。

如果你和我一樣每日苦於分類那有如雪花般飄來的信件，你可以參考一下這位老兄怎麼做。看完後請知道的人告訴我 Follow-Up 跟 To Do 到底有什麼不同？

原文出處：
http://www.glennwolsey.com/2006/08/30/6-ways-to-organize-your-mail-application/

三明治式的溝通法

前幾天上課時我有提到一個叫「三明治」式的溝通方式，用於向對方委婉地提出批評性的建議。在此我引述別的網站的說明，並將簡體轉成繁體中文，與大家分享：

“三明治”法
就像核心內容夾在中間層的三明治，當向別人提出建議尤其是批評性建議時，為了讓對方能接受，表達者最好在表達自己的核心意見之前，先對對方的相關方面表示認同。意見表達完畢，別忘了給他希望和鼓勵，以使他保持信心和愉悅的心情，不至於有被打擊的挫折感。
直接式的批評，也許並沒有錯，但也沒有對。因為為了達到讓對方真正接受的目的，你完全有比直截了當批評更好的方式，比如：“三明治”法。
請儘量用表揚或鼓勵結束你的批評。就像吃藥，目的都是為了治好病，但為了讓病人更容易吃下去，藥的外面常常先裹上一層糖衣。


上層——認同、欣賞、關愛、幽默感
夾心——建議、批評
下層——鼓勵、希望、信任、支援


例子1：批評某人遲到（如作為幹部組織同學開展活動等）
常見方式：你怎麼老是遲到，你什麼意思呀？看來我不罰你還不行了。我警告你，以後別讓我逮著！
三明治法：你一向表現都不錯，最近怎麼啦，老是遲到？（聽他解釋）按規定給你這樣一點懲罰，對我來說也是不得已。拜託以後別讓我太難做了，好不好？（微笑、鼓勵、信任的眼神；拍拍對方的肩膀，多幫幫忙。如果有什麼困難，請儘管想我提出來，我一定盡力幫你）。

例子2：組織辯論隊參加比賽（或向下屬佈置新的工作任務）
常見方法：各位，雖然上一階段大家做得不錯，但是希望大家不要有自滿情緒。下一階段任務將會更重，大家千萬不要鬆懈。
三明治法：上一階段的戰役，大家打得太精彩了，我們這個團隊真令人自豪。按理，我本應該讓大家好好休整一下，但是，戰機稍縱即逝，下一個對手，我想更是一場硬仗。依現在的形勢看來，正是考驗我們的持續作戰能力的階段，我願全力支持大家，將與大家一起繼續並肩作戰。大家有沒有信心？

建議：在你的學習、生活和工作中，請多試試用三明治法的方式與人交流，然後再試著好好享受一下它的魅力。


原文出處：
http://space.univs.cn/?3/viewspace-169.html

我的eMail整理法

原本想直接回應Richard的文章來分享我的方法的
但是用回應的方式並不能張貼圖片
所以只好開篇新文章了......

別被我的標題給騙啦！「我的eMail整理法」聽起來好像想分享什麼好方法似的。其實我個人覺得我對於eMail的分類相當不在行，不過還是在此獻醜了。

基本上我的分類最上層是以年度來分，每年會有一個獨立的個人資料夾。每個年度資料夾裏原則上會按照事情的類別來分，目前正在負責的project或正在sustain的product一定會有分到各別的folder裏。當然，自已所屬的部門的也會有一個folder，裏面的信會偏向objective或process這方向，與technical較無關。其他的就看心情來分，只要我覺得某件事或某個team來的mail有達到某種程度的數量(通常是多到像spam的感覺)就會分一個folder來區分開來。最後，真的不知怎麼分時，就丟到others這樣孤兒般的folder裏。

講到這裏，各位應該可以體會為何我會問大家怎麼分類email的問題了吧！完全就是一個"亂"字可以形容啊！