PowerPoint 圖形總合

做簡報的實用工具，共計242個使用範本。

http://ctl.cyut.edu.tw/data/file/PowerPoint_%E5%9C%96%E5%BD%A2%E7%B8%BD%E5%90%88.ppt

別讓PowerPoint害死你

PowerPoint很有用，但為何大多數用它所作的簡報說明都極端令人痛苦？

我又參加了另一個活動，這一次我決定在自己的報告之間，抽空看看其他幾個會議，而不是光忙著找免費的食物。這次經驗讓我想起一個舊時的概念：PowerPoint害死人。某些人使用PowerPoint的方式實在令人不敢恭維。Steve Riley常稱電子郵件為「知識滅絕之地」，Steve老兄，你錯了，毀滅知識最快的途徑，就是把它放進PowerPoint。以下是本人所見最不可取的PowerPoint使用方式：

1. PowerPoint「不是」文字處理器！

PowerPoint幻燈片的用途，不是在一張幻燈片中，盡量塞入許多資訊。使用幻燈片的意義，在於利用一些記憶的提示，引發聽眾思考。也就是說，你甚至不需用到完整的句子（但拼音正確絕對是一項利多），簡潔的陳述即可。

2. 你的聽眾大都識字

把PowerPoint當成文字處理器的自然結果是，有太多主講者站在台上朗讀幻燈片的內容。事實上，大多數的聽眾都識字，可以自行閱讀文字內容。上台報告的目的不是為聽眾的眼睛和腦子代勞，如果你想為大家朗誦，請參加市立圖書館的朗讀時間。報告是為了向大家解釋幻燈片內容的意義和其前後脈絡。

3. 一張圖勝過千言萬語

PowerPoint具有項目編列的功能，並不代表你非用它不可。一張列滿要點的幻燈片所傳達的資訊，絕比不上一張簡明的圖表。下次試著這麼做：用圖片取代文字要點，然後解釋那張圖。聽眾會覺得更有趣且更有益。更大的好處是，聽取你的報告不只是下載幻燈片的內容，還有額外的價值，讓你成為活動中更重要的人物。

4. 先做好功課

報告中出現「噢！這張幻燈片怎麼在這裡出現？」或「我真的不知道這一點有何意義」這類陳述，絕對沒有好處。一般而言，聽眾花費時間和精力參加的你報告會，都期望你至少曾付出同等的時間準備。使用別人的報告資料，且只是站在台上朗讀幻燈片內容，通常不會有什麼好結果。(請繼續下一頁)

5. 要點遜，故事讚！

沒有任何法律規定你說的每句話都必須符合一項要點。事實上，重點條列式的教法在學校就不受歡迎，不是嗎？回想你喜歡聽的課，大部分的時候，是老師講述一個能夠闡明重點的故事，將教材融入實際生活。你寧願聽哪一個？平鋪直述一件非故意官司成立的四項要件，還是某人如何因疏忽而被控的故事？

6. 報告的實際內容重於你使用的幻燈片範本設計！

我每年大約有80場會議報告。基於某些原因，每一場報告似乎都該有獨特的PowerPoint幻燈片設計。根據報告的性質和準備的內容，重新設計一個範本需要15分鐘至兩小時不等。這兩小時可用來作其他更有利的事 – 例如，加入聽眾關心的內容，而非設定他們不會在乎的範本模式。總計，我每年有兩週的時間沒有用在創造資訊和傳達知識，反而必須花在設想某人為何認為紅色字體加藍色背景不好。

7. 三格視窗不是為了在報告中給你提示

PowerPoint的三格視窗很棒 – 在製作內容的時候。這項功能不是事前排練的替代品，讓你隨時知道下一張幻燈片是什麼。請按下F5，以設計者的初衷使用PowerPoint。如果此刻你正在使用三格視窗，請按Shift+F5，就能從現在這一張幻燈片開始，回復一般狀態播放。

8. 不要折磨聽眾

你的目的是傳達知識。如果你選擇暗室內最傷眼的白色背景配黑色字體，讓所有聽眾看得兩眼脫窗，你將無法實際傳達出任何重點，因為他們會避免一直看著螢幕。此外…每場報告至少有一張故作懸虛的幻燈片並非要件，相對於一般的看法，你不需要準備沒人看得懂的幻燈片，這就是書面補充資料的用處。如果聽眾看不懂，何必把它放在螢幕上？何必為此浪費大家的時間？

9. 體貼殘障人士

大多數的殘障人士不會打斷主講人的報告，但仍有例外。例如，色盲人士無法看到藍色背景中的紅色文字和黑色背景的紅色文字，因其無法靜止不動。綠色背景中的紅色文字會消失不見，除非完全只有紅、綠兩色，在此情況下，紅色文字也會不停跳動。

10. 字體大小應適當

12點的字體必須正對幻燈片才能看清楚，在這種情況下，你必須大幅度地轉頭。14點是最低限度，理想上，決不要低於18點。此外…不需要比賽誰能用最多種字型，一張幻燈片用不到12種字型你也不會下地獄。一種或兩種最恰當，也能讓幻燈片實際具有可讀性 – 一項額外的加分。（陳智文）
作者簡介：Jesper Johansson是微軟安全科技小組的資深安全策略員。他的職務是協助顧客瞭解如何安全地使用微軟的產品。（陳智文）

作者簡介：Jesper Johansson是微軟安全科技小組的資深安全策略員。他的職務是協助顧客瞭解如何安全地使用微軟的產品。

閱讀原文，請至http://taiwan.cnet.com/enterprise/technology/0,2000062852,20101758,00.htm

Presentation Tips for Public Speaking

When you are presenting in front of an audience, you are performing as an actor is on stage. How you are being perceived is very important. Dress appropriately for the occasion. Be solemn if your topic is serious. Present the desired image to your audience. Look pleasant, enthusiastic, confident, proud, but not arrogant. Remain calm. Appear relaxed, even if you feel nervous. Speak slowly, enunciate clearly, and show appropriate emotion and feeling relating to your topic. Establish rapport with your audience. Speak to the person farthest away from you to ensure your voice is loud enough to project to the back of the room. Vary the tone of your voice and dramatize if necessary. If a microphone is available, adjust and adapt your voice accordingly.

Body language is important. Standing, walking or moving about with appropriate hand gesture or facial expression is preferred to sitting down or standing still with head down and reading from a prepared speech. Use audio-visual aids or props for enhancement if appropriate and necessary. Master the use of presentation software such as PowerPoint well before your presentation. Do not over-dazzle your audience with excessive use of animation, sound clips, or gaudy colors which are inappropriate for your topic. Do not torture your audience by putting a lengthy document in tiny print on an overhead and reading it out to them.

Speak with conviction as if you really believe in what you are saying. Persuade your audience effectively. The material you present orally should have the same ingredients as that which are required for a written research paper, i.e. a logical progression from INTRODUCTION (Thesis statement) to BODY (strong supporting arguments, accurate and up-to-date information) to CONCLUSION (re-state thesis, summary, and logical conclusion).

Do not read from notes for any extended length of time although it is quite acceptable to glance at your notes infrequently. Speak loudly and clearly. Sound confident. Do not mumble. If you made an error, correct it, and continue. No need to make excuses or apologize profusely.

Maintain sincere eye contact with your audience. Use the 3-second method, e.g. look straight into the eyes of a person in the audience for 3 seconds at a time. Have direct eye contact with a number of people in the audience, and every now and then glance at the whole audience while speaking. Use your eye contact to make everyone in your audience feel involved.

Speak to your audience, listen to their questions, respond to their reactions, adjust and adapt. If what you have prepared is obviously not getting across to your audience, change your strategy mid-stream if you are well prepared to do so. Remember that communication is the key to a successful presentation. If you are short of time, know what can be safely left out. If you have extra time, know what could be effectively added. Always be prepared for the unexpected.

Pause. Allow yourself and your audience a little time to reflect and think. Don't race through your presentation and leave your audience, as well as yourself, feeling out of breath.

Add humor whenever appropriate and possible. Keep audience interested throughout your entire presentation. Remember that an interesting speech makes time fly, but a boring speech is always too long to endure even if the presentation time is the same.

When using audio-visual aids to enhance your presentation, be sure all necessary equipment is set up and in good working order prior to the presentation. If possible, have an emergency backup system readily available. Check out the location ahead of time to ensure seating arrangements for audience, whiteboard, blackboard, lighting, location of projection screen, sound system, etc. are suitable for your presentation.

Have handouts ready and give them out at the appropriate time. Tell audience ahead of time that you will be giving out an outline of your presentation so that they will not waste time taking unnecessary notes during your presentation.

Know when to STOP talking. Use a timer or the microwave oven clock to time your presentation when preparing it at home. Just as you don't use unnecessary words in your written paper, you don't bore your audience with repetitious or unnecessary words in your oral presentation. To end your presentation, summarize your main points in the same way as you normally do in the CONCLUSION of a written paper. Remember, however, that there is a difference between spoken words appropriate for the ear and formally written words intended for reading. Terminate your presentation with an interesting remark or an appropriate punch line. Leave your listeners with a positive impression and a sense of completion. Do not belabor your closing remarks. Thank your audience and sit down.

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記上篇的Presentation Slides tips，這次我想分享一些有關演講的技巧。就我個人的經驗來說，我發現很多演講者對於"body language"和"pause"的使用都有點稍嫌不足。 一個有經驗的演講者懂得使用身體與言跟頓點來幫助集中聽眾的注意力。

歡迎大家提出自己的看法來做討論。

5 Professional PowerPoint Secrets

上一堂課我們討論到一些presentation 的技巧。 我再網上找到了一個有關slides製作的文章，希望對大家有些幫助。

5 Professional PowerPoint Secrets
http://ezinearticles.com/index.php?5-Professional-PowerPoint-Secrets&id=976876

1. Consistency - 強調每個slides要有一至性。 這可以讓你的簡報主題更明顯，看起來更專業。

2. Variety - 變化。 這個跟第一點乍看之下有點衝突，但其實不然。 變化指的是以不偏離主題的前提下在視覺上做改變。 一成不變的簡報很容易讓人失去注意力。

3. Use Both Images and Text 這裡提到 "Some people are more verbally (text) oriented, and some are more visually (image) oriented." 我想這對我們在課堂討論到圖跟文字哪個比較重要作了比較簡單的解答。你可能沒有辦法讓所有人百分之百的喜歡你的Slides，但是圖文並茂能讓這兩種人都 可以接受你的簡報。

4. Be bold – “make everything nice and large” 簡報作的再好，要是沒有辦法讓聽眾看清楚，又有何用呢?

5 . Space out – 就是盡量不要把所有的內容都擠在一個slide。 這麼做有兩個好處 – 可以把字/圖片放大，讓觀眾看的更清楚(point 4)；同時增加slides的張數，讓換頁更頻繁，也就增加了變化性(point2)。


如果大家有其他想法歡迎加入討論。

跟Steve Jobs學簡報

Steve Jobs 是我最欣賞的"企業級"presenter
蔡學鏞是我前一份工作的同事
拿蔡學鏞的文章來介紹Steve Jobs如何做簡報
是當成我第八篇文章最好的禮物

如果早幾天看到這篇文章
或許我會試著學學Steve的簡報方式
或許還挺不錯的！

跟Steve Jobs學簡報(1)看蘋果大會如何開場
跟Steve Jobs學簡報(2)如何演出唱作俱佳的簡報
跟Steve Jobs學簡報(3)設計一張有Apple味道的簡報
跟Steve Jobs學簡報(4)以蘋果人的幽默掌握聽眾情緒
跟Steve Jobs學簡報(5)製造演說高潮，畫下完美句點

別讓PowerPoint害死你

這篇文章我在大約兩年前就有看過
可能是標題過於聳動
到現在我還記憶猶新

文中提到了十個簡報中的謬思：

1. PowerPoint「不是」文字處理器！
2. 你的聽眾大都識字
3. 一張圖勝過千言萬語
4. 先做好功課
5. 要點遜，故事讚！
6. 報告的實際內容重於你使用的幻燈片範本設計！
7. 三格視窗不是為了在報告中給你提示
8. 不要折磨聽眾
9. 體貼殘障人士
10. 字體大小應適當

兩年後的今天再看一次
還是覺得有收獲

有興趣的話請見全文

溝通祕技／8秒內抓住聽眾的注意力

本文選自 Manager Today 《經理人月刊》　 劉揚銘

善於表達的人在簡報或演說中，總是一開始就抓住聽眾的注意力，這就是簡報的「8秒規則」：聽眾會在簡報開始的8秒內，決定你的話值不值得聽。 開場的客套話，其實等於廢話。與其說出像這樣平凡無奇的簡報開場：「很高興今天有機會來到這裡，我嘗試在不景氣的影響下，以及目前屢創新低的利率環境中，評估近來促成建材業反彈發展的原因。」不如利用以下6種開場方式，讓你在8秒內就能擄獲聽眾的心： 1.反問聽眾 例句：「你們覺得今年美國經濟最大的奇蹟是什麼？不是製造業或金融服務業，甚至不是出兵伊拉克而暴增的國防預算，而是在利率連續5年創下歷史新低的不景氣中，始終保持不墜的房屋市場。」 2.引述一段名言 例句：「聯準會主席葛林斯班上星期說，過去3年來，走勢堅強出乎意料的房屋市場，幾乎是隻手保住了美國經濟的命脈。」 3.預測未來 例句：「假如目前正熱的房屋市場在未來1年半中，以現在的速度繼續成長，它就會成為歷來維持最久的一波漲幅。」 4.回顧過去 例句：「幾年前，就在911事件後，佛羅里達西棕櫚灘的新建屋只有117件，全面裝潢是85件，建材市場等於是垮了。相較之下，今年當地新建屋有2167件，全面裝潢有1168件，供應商要全面衝刺才能跟得上需求，這個故事在全美各城鎮不斷上演，而且次數多到數不清。」 5.用結尾開頭 例句：「目前房屋市場正熱。和過去50年來任何一個時期相比，現在有更多人正在建造、整修更多房屋。不難想見的是，建材業碰到了歷來最好的一年，而我們現在正站在這波浪潮的最前端。」 6.說一則趣聞 例句：「加州帕羅奧圖市的官員上星期宣布，新建屋和翻修屋的數目將連續3年創下新高。而且在全美2600個新建屋市場最火紅的城市裡，帕羅奧圖只是其中之一。」 一個強力的開頭勝過十幾句客套話，運用以上6個小技巧，花點心思找個故事為你的簡報開頭，就能抓住聽眾的注意力。 （取材自《行動領導》，麥格羅‧希爾出版。整理‧撰文／劉揚銘）