跟Steve Jobs學簡報

Steve Jobs 是我最欣賞的"企業級"presenter
蔡學鏞是我前一份工作的同事
拿蔡學鏞的文章來介紹Steve Jobs如何做簡報
是當成我第八篇文章最好的禮物

如果早幾天看到這篇文章
或許我會試著學學Steve的簡報方式
或許還挺不錯的！

跟Steve Jobs學簡報(1)看蘋果大會如何開場
跟Steve Jobs學簡報(2)如何演出唱作俱佳的簡報
跟Steve Jobs學簡報(3)設計一張有Apple味道的簡報
跟Steve Jobs學簡報(4)以蘋果人的幽默掌握聽眾情緒
跟Steve Jobs學簡報(5)製造演說高潮，畫下完美句點

別讓PowerPoint害死你

這篇文章我在大約兩年前就有看過
可能是標題過於聳動
到現在我還記憶猶新

文中提到了十個簡報中的謬思：

1. PowerPoint「不是」文字處理器！
2. 你的聽眾大都識字
3. 一張圖勝過千言萬語
4. 先做好功課
5. 要點遜，故事讚！
6. 報告的實際內容重於你使用的幻燈片範本設計！
7. 三格視窗不是為了在報告中給你提示
8. 不要折磨聽眾
9. 體貼殘障人士
10. 字體大小應適當

兩年後的今天再看一次
還是覺得有收獲

有興趣的話請見全文

新書介紹：「金字塔原理: 思考、寫作、解決問題的邏輯方法」

上週五晚上閒來沒事
跑去家裏附近的誠品逛逛
發現在展示區內有特別展示一些有關邏輯思考的書

我們的用教材「邏輯思考的技術」有被陳列在其中
在它的旁邊有一本很類似的書叫「邏輯思考法」
巧的是以上兩本書同樣都是日本人寫的

再過去一本就厲害了
書名叫做「金字塔原理: 思考、寫作、解決問題的邏輯方法」
作者曾任職於麥肯錫顧問公司
該書號稱是麥肯錫思考法的正宗寶典 (迷之音：哇！猴塞雷啊！ ◎_◎)

那本書我有翻了一下
內容似乎很豐富
不過原文書應該有點年紀了
教科書味也很重
但我相信它仍是好書一本
畢竟它是麥肯錫三十年經典培訓教材嘛！
有興趣的人可以去書局看看囉！

最後附上這本書的簡介，以及AMAZON上對本書原文版的介紹與評論。

6 Ways To Organize Your Mail Application

Glenn Wolsey 這位老兄似乎是位 Apple 迷。在他的 blog 裏除了一大堆蘋果消息外，也有提到他如何管理他的 email，以及得到許多的迴響。

如果你和我一樣每日苦於分類那有如雪花般飄來的信件，你可以參考一下這位老兄怎麼做。看完後請知道的人告訴我 Follow-Up 跟 To Do 到底有什麼不同？

原文出處：
http://www.glennwolsey.com/2006/08/30/6-ways-to-organize-your-mail-application/

三明治式的溝通法

前幾天上課時我有提到一個叫「三明治」式的溝通方式，用於向對方委婉地提出批評性的建議。在此我引述別的網站的說明，並將簡體轉成繁體中文，與大家分享：

“三明治”法
就像核心內容夾在中間層的三明治，當向別人提出建議尤其是批評性建議時，為了讓對方能接受，表達者最好在表達自己的核心意見之前，先對對方的相關方面表示認同。意見表達完畢，別忘了給他希望和鼓勵，以使他保持信心和愉悅的心情，不至於有被打擊的挫折感。
直接式的批評，也許並沒有錯，但也沒有對。因為為了達到讓對方真正接受的目的，你完全有比直截了當批評更好的方式，比如：“三明治”法。
請儘量用表揚或鼓勵結束你的批評。就像吃藥，目的都是為了治好病，但為了讓病人更容易吃下去，藥的外面常常先裹上一層糖衣。


上層——認同、欣賞、關愛、幽默感
夾心——建議、批評
下層——鼓勵、希望、信任、支援


例子1：批評某人遲到（如作為幹部組織同學開展活動等）
常見方式：你怎麼老是遲到，你什麼意思呀？看來我不罰你還不行了。我警告你，以後別讓我逮著！
三明治法：你一向表現都不錯，最近怎麼啦，老是遲到？（聽他解釋）按規定給你這樣一點懲罰，對我來說也是不得已。拜託以後別讓我太難做了，好不好？（微笑、鼓勵、信任的眼神；拍拍對方的肩膀，多幫幫忙。如果有什麼困難，請儘管想我提出來，我一定盡力幫你）。

例子2：組織辯論隊參加比賽（或向下屬佈置新的工作任務）
常見方法：各位，雖然上一階段大家做得不錯，但是希望大家不要有自滿情緒。下一階段任務將會更重，大家千萬不要鬆懈。
三明治法：上一階段的戰役，大家打得太精彩了，我們這個團隊真令人自豪。按理，我本應該讓大家好好休整一下，但是，戰機稍縱即逝，下一個對手，我想更是一場硬仗。依現在的形勢看來，正是考驗我們的持續作戰能力的階段，我願全力支持大家，將與大家一起繼續並肩作戰。大家有沒有信心？

建議：在你的學習、生活和工作中，請多試試用三明治法的方式與人交流，然後再試著好好享受一下它的魅力。


原文出處：
http://space.univs.cn/?3/viewspace-169.html

我的eMail整理法

原本想直接回應Richard的文章來分享我的方法的
但是用回應的方式並不能張貼圖片
所以只好開篇新文章了......

別被我的標題給騙啦！「我的eMail整理法」聽起來好像想分享什麼好方法似的。其實我個人覺得我對於eMail的分類相當不在行，不過還是在此獻醜了。

基本上我的分類最上層是以年度來分，每年會有一個獨立的個人資料夾。每個年度資料夾裏原則上會按照事情的類別來分，目前正在負責的project或正在sustain的product一定會有分到各別的folder裏。當然，自已所屬的部門的也會有一個folder，裏面的信會偏向objective或process這方向，與technical較無關。其他的就看心情來分，只要我覺得某件事或某個team來的mail有達到某種程度的數量(通常是多到像spam的感覺)就會分一個folder來區分開來。最後，真的不知怎麼分時，就丟到others這樣孤兒般的folder裏。

講到這裏，各位應該可以體會為何我會問大家怎麼分類email的問題了吧！完全就是一個"亂"字可以形容啊！

達成一個結論的「金字塔結構法」

昨天在網路上搜尋了一下有關MECE的資料，發現講得深入的並不多，甚至應該說「邏輯思考的技術」這本書裏所提到的觀念與方法應該算是很詳細的了。不過找著找著發現了一篇提到有關「金字塔結構法」的文章，其方法與MECE的概念相同，而且還拿來跟「心智圖」作比較。小弟覺得內容不錯，推薦給各位看看。

原文出處：矇矇的秘密基地

達成一個結論的「金字塔結構法」

大前研一「思考的技術」一書中，提出了一種方法，可以協助以紮實的邏輯構成法，來組合根本的提案。這個方法，稱之為「金字塔結構」，是導出問題解決對策必用的邏輯思考關鍵樞軸。

「金字塔結構」的根基，是源自於 MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)的概念，意思就是「彼此獨立，互無遺漏」。也就是對於一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠藉此有效把握問題的核心，並解決問題的方法。

「金字塔結構」是屬於 "Bottom-Up" 的方式，由下往上來找出問題的根源。最底層是繁雜問題的現象、表象與細節，應用 MECE 的方法，將其分類整理，其實這就是屬於 "抽象(Abstract)" 的技巧，然後再從相關分類的資料中找出證據來導出結論。再把這個結論當作尋找下一個證據的資料．．．這種層層累積的技巧，就是「金字塔結構」。

在「金字塔結構」中，結論只有一個，而其它資料都只是支撐這個結論的證據。

這種方法妙極了！ 與利用「心智圖」的表達，恰恰是相反。「心智圖」是先有根(主題)，再從主題延伸往外發散至細節(枝葉)；「金字塔結構」則是先從所發掘的表象(枝葉)，再逐漸抽象、收斂，以得出唯一的結論(根)。

當你被許多繁雜的問題表象給淹沒住時，冷靜地利用「金字塔結構」法，邏輯推理，來找出問題的根源，是非常有效的方法。當你利用「金字塔結構」導出結論後，我們可以利用「心智圖」來導出對該問題的解決方案(Solution)。

兩者可以達成非常好的互補。最近我會想一個實際的案例，應用「金字塔結構」與「心智圖」兩者的互補，來找出問題的根源與提出對該問題所下結論的解決方案。

底下我把大前研一針對「金字塔結構」是如何構成的方法列出如下：

1. 分析、檢討資料及事態，將導出的結論、主張列成一張表。
2. 把表上的結論、主張根據主題的類似性作分類。
3. 將同一類內的結論、主張，分別按順序區分。(這個時候，把有因果關係的主張或結論分別放好，原因放在下面，結果放在上面。
4. 檢討同一層中的共通結論、主張，將從中導出的結論、主張，放在上一段的位置。
5. 反覆重覆以上的作業，直到所有的主張都出現了金字塔。

小故事：教授的西裝褲

曾看過網路上流傳著這麼一個與溝通有關的小故事：

「一位教授精心準備一個重要會議上的演講。由於此演講的重要性與規模都相當的大，全家都此興奮不已。為此，老婆專門為他準備了一套西裝。晚餐時，老婆問教授西裝合不合身。教授說上身很好，但褲管短了兩公分，不過還是能穿，影響並不大。

晚上教授早早就睡了。教授的老媽睡不著覺，想想兒子那麼隆重的演講，西裝褲管長了怎麼可以，就翻身下床，把西裝的褲管剪掉兩公分，縫好燙平，然後安心的入睡了。早上五點半，老婆睡醒了，因為家有大事，所以起得比常早些。想起老公西裝的事，心想時間還來得及，便把西裝又剪掉兩公分，縫好燙平，開心的去做早餐了。過不久，女兒也早早起床了，看媽媽的早餐還沒有做好，又想起爸爸西裝的事情，心想孝順一下爸爸好了，便拿起西裝，再剪短兩公分，縫好燙平…… 」

故事中的人物沒有明確的目標和分工--褲子到底要不要剪短，剪短多少(scope)，由誰來剪短(role & responsibility)，什麼時候剪(time)，並沒有溝通清楚。此外，老媽、老婆與女兒在剪短褲子前並沒有徵詢其他人(stakeholder)的意見，付出了三倍的力氣，卻換來一條沒用褲子。在我們的生活中，有時也會遇到類似的情形。就拿大家較熟悉的project來說，有時就會耳聞某個feature跟客戶要求的不一樣，或者不斷的加feature，其實這與溝通不良有很大的關係。如果事前能做到「有效溝通」，造成rework或改scope的機率"或許"能大大的減少。但實際上是不是這樣呢？就留給你自已想想囉！